Richtiges Zeit- und Selbstmanagement oder: „Hilfe, ich kriege meine PS nicht auf die Strasse!“

 

Ich nehme sehr gerne Themen auf, die meine Kunden zu mir bringen, diesmal ist es wieder so: Ein Kunde möchte sich gerne beruflich verändern, sieht aber vor lauter Bäumen den Wald nicht. Er steckt so voller Energie, dass er diese gar nicht zielgerichtet nutzen kann, er hat hier eine Idee, dort einen Einfall…er fängt an vielen Stellen an, bis er merkt, er verzettelt sich total. Und dann sagt er einen entscheidenden Satz: „Ich habe so viel PS – und bringe es nicht auf die Strasse.“ Wow, dachte ich, den Satz finde ich sehr cool. Da weiß jemand ziemlich genau über die persönliche Situation Bescheid – immerhin der erste Schritt, um eine Lösung zu finden. Erkennst du dich manchmal auch wieder? Oder ticken wir nicht alle manchmal so oder so ähnlich?

Was haben mein Kunde und ich anschließend gemacht? Wir haben einen ziemlich detaillierten Plan seines Zeit- und Selbstmanagements ausgearbeitet. Zunächst habe ich ihm mein Tool dazu vorgestellt: Ich habe um meinen Schreibtisch herum viele Magnetleisten hängen. Dort hängt u.a. ein Kalender, den ich IMMER im Blick habe. Ja, daran hängen auch einige gelbe PostIts. Dann habe ich noch eine große Wand mit mehreren großen Mindmaps (siehe dazu auch Blog zum Thema MindMap) Du siehst: Ich habe viel Papier verbraucht. So muss ich nur ab und zu meinen Kopf drehen, und ich sehe alles, was demnächst ansteht oder noch in der „Pipeline“ steckt. Nun antwortete mein Kunde auf diese Idee: „Schön, aber die ist nichts für mich. Ich bin digital.“ Ok, jeder muss sein Tool finden…wir landeten bei „Trello“, ein Programm aus dem Internet zur Termin- und Projektplanung. Dort hat er das Gleiche gemacht, wie ich mit meinem Papier, sich Ziele und Zeiten gesetzt, zu denen Projekt xy fertig gestellt sein soll. Für welches Tool du dich entscheidest, ist gar nicht so wichtig. Stattdessen ist wichtig, dass du deine Ziele formulierst und verschriftlichst. Warum? Damit du den Überblick nicht verlierst, eine eigene Kontrolle erhälst und das Gefühl genießen kannst, einen gelben Zettel zu entsorgen, weil: fertig erledigt!

 

Die Fachbegriffe, die zur Lösung des Kundenproblem führen, nennen sich Zeit- und Selbstmanagement. Die Fähigkeit, die zur Verfügung stehende Zeit bestmöglich einzusetzen, ist -verbunden mit Selbstmanagement – die Vorrausetzung zur Zielerreichung. Hast du diese Fähigkeit erlernt, wirst du schnell spüren, dass du deine Ziele besser erreichst. Du bist gut organisiert. Du hast deine Dinge „im Griff/ unter Kontrolle“, lässt dich weniger ablenken, verlierst nicht so schnell den roten Faden…mit anderen Worten: Du richtest deinen Fokus ganz genau auf ein bestimmtes Ergebnis aus. Um schließlich zu deinem Ziel zu kommen, stelle ich dir die SMART-Methode vor:

„SMART“ ist natürlich eine Abkürzung und steht für Spezifisch, Messbar, Attraktiv, Realistisch und Terminierbar. Mithilfe dieser Regel, können Ziele genauer beschrieben und formuliert werden. Ein Beispiel? 

Spezifisch = Konkret, also bitte genau das Ziel formulieren: Hier: Ich möchte es schaffen, 10 Bewerbungen im Monat zu versenden. Messbar wäre hier die Einheit 10 Bewerbungen.

Attraktiv = Ist das Ziel für mich generell attraktiv/ reizvoll/ interessant? Diese Frage sollte man sich stets von Neuem stellen! In unserem Beispiel solltest du dir also sehr bewusst Gedanken dazu machen, WARUM du 10 Bewerbungen schreiben möchtest. Nur wenn das Ziel, 10 Bewerbungen, für dich überhaupt interessant erscheint, wirst du es auch erreichen können.

Realistisch = Kann ich mein Ziel mit meinen Möglichkeiten erreichen? Wenn du derzeit keine passenden Stellenangebote für dich entdeckst, forsche nach den Ursachen. Benötigst du vielleicht och eine Weiterbildung, eine Auffrischung…? Oder fühlst du dich innerlich noch nicht bereit für dein Ziel?

Terminierbar = Wann möchte ich mein Ziel erreicht haben? Hier MUSS ein fester Termin vereinbart sein! Ein Bewerbungsprozess braucht Zeit! Rechne dabei mindestens mit einem halben Jahr, eher länger.

 

Zurück zu meinem Kunden:

Inzwischen hat er sich einen genauen Fahrplan nach dieser Regel erstellt und arbeitet daran. Nun reicht die SMART-Regel alleine noch nicht aus, um die Ziele zu erreichen. Es braucht dazu auch noch ein funktionierendes Zeitmanagement. So schön meine Vorhaben auch sein können, ohne meine Zeit sinnvoll einzuteilen, hilft mir das alles nur wenig. Eine Übung zum Zeitmanagement nennt sich: ALPEN-Methode zur Strukturierung eines Tagesablaufes und ist – natürlich auch wieder eine Abkürzung.

 

Alle aufschreiben

Länge schätzen

Pufferzeiten einplanen

Entscheiden nach Priorität

Nachkontrolle durchführen

 

  • Punkt 1 gefällt mir besonders gut, ich schreibe wirklich ALLES auf – auf meine schönen gelben Zettelchen…und es macht eine Riesenspaß, wenn ich die dann zerknüddeln und in den Papierkorb schmeißen darf, weil sie erledigt sind! Auch wenn ich mich wiederhole ;-))
  • Als nächstes musst du die Länge schätzen. Sei realistisch und schätze dafür deinen Zeitbedarf richtig ein!
  • Im nächsten Schritt gilt die Regel, dass du immer zusätzliche Zeiten einbauen musst. Man spricht von 60% fix verplanen, 40% sind Pufferzeiten für unplanmäßige Dinge.
  • Beim Thema „Entscheiden“ geht es um das Setzen von Prioritäten. Frage dich sehr kritisch, was wirklich wichtig ist!
  • Wie hat sich dein Plan dargestellt? Bist du zufrieden mit deinem Zeitmanagement? Darum geht es im letzten Punkt, der Nachkontrolle. Sei auch hier wieder selbsttkritisch, andersrum gib dir auch Chancen, nicht alles sofort optimal lösen zu müssen, wachse in diese Methode kontinuierlich herein.

Wenn du dich auch verloren fühlst, in dem was du tust oder tun möchtest, versuche es aus. Sowohl die SMART als auch die ALPEN-Methode sind fundierte Methoden, um sich selbst besser zu organisieren. Dabei drücke ich dir ganz fest die Daumen, vielleicht kennst du schon meinen Spruch. Jede Reise beginnt mit einem ersten kleinen Schritt – auf geht’s!

 

Es grüßt dich ganz herzlich

Christina

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